各院、系：
為做好我校2008屆畢業(yè)生檔案整理工作，根據(jù)《華北水利水電學(xué)院學(xué)生檔案管理暫行辦法》的有關(guān)規(guī)定，現(xiàn)對2008屆畢業(yè)生檔案的整理、郵寄提出以下要求：
一、高中、高考期間的材料（若缺少高考材料，將當(dāng)年高考錄取名冊復(fù)印件及學(xué)生處證明一并裝檔）
1、高中階段材料；
2、高考材料（當(dāng)年的高考考生登記表、志愿表、體檢表）；
3、高中階段是黨員、團員的學(xué)生，應(yīng)有黨、團員的有關(guān)材料。
二、大學(xué)期間現(xiàn)階段材料（核查學(xué)生在大學(xué)期間的材料，必須裝入檔案）
1、每位畢業(yè)生必須有三年的《學(xué)生學(xué)年小結(jié)》（建筑學(xué)專業(yè)須有四年、專升本一年）；
2、新生入學(xué)登記表（2006級專升本學(xué)生）；
3、畢業(yè)生就業(yè)通知書、黨員材料或入黨積極分子材料；
4、在校期間的各種獎勵材料。
三、檔案封皮的填寫要求
1、檔案封皮書寫清楚、規(guī)范，必須用毛筆或鋼筆書寫，不得使用非標(biāo)準(zhǔn)簡化字或繁體字；
2、封面上收件單位名稱要寫清楚，除黨政軍等特殊單位外，其它單位均應(yīng)寫明詳細地址（要寫上省、市、單位名稱），不得用郵政信箱或街道門牌號代替收件單位名稱；
3、封面右下角注明院系、學(xué)號、學(xué)生姓名。
四、填寫《學(xué)生檔案目錄材料》的要求
1、每位畢業(yè)生檔案須有一份《學(xué)生檔案目錄材料》清單，填清各項后裝入檔案袋，以便用人單位查收；
2、畢業(yè)生登記表、成績單處填寫一份，。
五、填寫《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的要求
《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》要填寫清楚，橫線上只寫用人單位名稱，第xxx號請各院、系填寫學(xué)生本人班級學(xué)號（如：200400101），要把學(xué)生編號（第xxx號）全部寫上（三處），以方便用人單位寄回執(zhí)單方便查收。第一聯(lián)折下隨檔案移交學(xué)生處。
六、檔案郵寄地址按照就業(yè)報到證上所提供的左上角單位填寫，并告知每位畢業(yè)生。
七、機要郵寄單在學(xué)生處網(wǎng)頁“資料下載區(qū)”下載，一式三份，兩份“機密”、“備注”處填寫學(xué)生學(xué)號、姓名，剩余一份該處為空白。并報送電子文檔。
八、遺留檔案轉(zhuǎn)遞單在學(xué)生處網(wǎng)頁“資料下載區(qū)”下載，一式兩份，填寫完畢后隨遺留檔案一并送至學(xué)生處，并報送電子文檔。
九、對今年沒有畢業(yè)的學(xué)生（結(jié)業(yè)、延長修業(yè)期學(xué)生），檔案暫不轉(zhuǎn)寄，由學(xué)生處保管；若學(xué)生因就業(yè)單位要求提供檔案，由學(xué)生本人寫出申請，經(jīng)所在院、系領(lǐng)導(dǎo)審核，學(xué)生處批準(zhǔn)后，可將檔案轉(zhuǎn)寄到用人單位（檔案中暫無畢業(yè)生登記表）。
十、畢業(yè)生登記表、成績單、違紀處分材料由學(xué)生處統(tǒng)一裝檔。
十一、學(xué)生處將組織專人落實畢業(yè)生檔案整理工作，負責(zé)學(xué)生檔案的老師或輔導(dǎo)員要認真完成此項工作。學(xué)生處郵箱是：xsc@ncwu.edu.cn
十二、集中收寄檔案時間安排
七月七日 資環(huán) 環(huán)工 信息 數(shù)學(xué) 七月九日 水利 土木 建筑 外語
七月十三日 機械 電力 七月十五日 管經(jīng) 法學(xué)
各院、系要在規(guī)定的時間內(nèi)整理好檔案，若有不清楚的問題，請及時與學(xué)生處檔案管理科聯(lián)系。聯(lián)系電話65790594（辦）。
學(xué)生處
二OO八年六月十八日
